1. Цены

• 1.1. Цены в системе «Polibook» действительны для бронирований только на территории Российской Федерации и странах СНГ и не могут быть использованы для рекламы и продажи за их пределами
• 1.2. Все тарифы на отели указаны в системе бронирования «Polibook» за номер (если не оговаривается дополнительно в примечаниях) с указанным типом питания, а также налоги и таксы, предусмотренные контрактом с отелем.
• 1.3. Все дополнительные сборы (местные, курортные и т.д.) не предусмотренные контрактом с отелем, клиент оплачивает самостоятельно на месте.
• 1.4. Большинство отелей, при вселении в отель, требуют предоставление кредитной карты. При отсутствии кредитной карты может потребоваться залог наличными. Все дополнительные расходы, совершенные клиентами, должны оплачиваться прямо в отеле перед отбытием. Туроператор не несет ответственности за личные расходы клиентов в отеле.
• 1.5. Цены на отели указаны за весь период проживания в той валюте, в которой возможно производить бронирование (доллары США, евро или британские фунты стерлингов). Одновременно приводится эквивалентная стоимость в рублях по текущему курсу.
• 1.6. Все актуальные на данный момент спецпредложения (скидки, бесплатные ночи) учитываются системой автоматически в процессе обработки запроса.
• 1.7. Во время повышенного спроса на отели (религиозные праздники, новый год, карнавалы, выставки, спортивные мероприятия и т.д.) цены на отели могут быть близки к официально опубликованным тарифам или выше их.
• 1.8. Счет на забронированные отели выставляется в рублях по текущему курсу и действителен в течение трех рабочих дней, по истечении которых неоплаченный счет должен быть актуализирован.
• 1.9. Туроператор оставляет за собой право вносить изменения в цены на забронированные, но не оплаченные услуги вследствие резкого изменения курса валют (более 3 %), а также введения и изменения такс, налогов и изменения цен во время проведения конференций и выставок, о чем информирует Турагента в письменной форме при выставлении нового измененного счета.
• 1.10 Турагент может выбрать два варианта работы через систему «Polibook». Первый – работа с ценами нетто. То есть стоимость в системе будет отображаться нетто для Агента. Второй – работа с комиссионными ценами, то есть стоимость в системе будет отображаться с включенной комиссией Агента. Размер комиссии может регулироваться Агентом самостоятельно.

2. Общая информация

• 2.1. Система предназначена для бронирования услуг для индивидуальных туристов (не более 9 человек). Все бронирования, от 10 человек и более, должны быть отправлены в офис Туроператора по электронной почте или факсу. При попытке Турагента разделить группу на несколько бронирований, отель и (или) система бронирования, а равно как и Туроператор, оставляет за собой право аннулировать такие бронирования, причем штрафные санкции, которые могут возникнуть, оплачиваются Турагентом.
• 2.2. Бронирования через систему «Polibook» должны быть сделаны только для реальных клиентов. Если окажется, что бронирование сделано с целью блокировки мест в отеле, отель и (или) система, а равно как и Туроператор, оставляет за собой право аннулировать такие бронирования, причем штрафные санкции, которые могут возникнуть, оплачиваются Турагентом.
• 2.3. Запрещается передавать в третьи руки любую информацию, касающуюся системы бронирования «Polibook», а также несанкционированное право доступа в систему. При этом Турагент несет полную ответственность за все бронирования, сделанные с использованием Имени и Пароля, присвоенные Турагенту в системе бронирования «Polibook». Такие Имя и Пароль для доступа в систему бронирования могут быть предоставлены сотруднику Турагента, имеющему достаточную квалификацию для осуществления бронирований.
• 2.4. Описание отелей в системе носит информативный характер. Оно тщательно проверено, но все же система бронирования и Туроператор не несут ответственности за неточности и не соответствия в описании услуг и расположения отелей.
• 2.5. Система бронирования «Polibook» предоставляет услуги только по бронированию гостиничных услуг и ни Туроператор, ни Турагент, не несут ответственности перед клиентом за персональные издержки и дополнительные расходы, возникшие во время поездки.
• 2.6. Все права на любую информацию, представленную в любой форме в системе бронирования «Polibook», принадлежат Туроператору. Такая информация не может быть использована где бы то ни было еще без письменного разрешения Туроператора.

3. Бронирования в периоды повышенного спроса (выставки, конференции и др.)

• 3.1. Во время некоторых выставок цены на услуги могут быть выше опубликованных, при чем повышение цен может произойти и после того, как бронирование уже сделано и подтверждено. В этом случае Турагенту дается возможность проинформировать клиента о повышении цен и решить, оставлять бронирование или аннулировать его.
• 3.2. Некоторые отели не принимают какие-либо изменения в уже подтвержденную бронь на период выставок.

4. Ваучеры

• 4.1. Турагент в системе бронирования «Polibook» имеет доступ к автоматическому получению ваучера для клиентов. Турагент обязан проверить, чтобы ваучер содержал информацию о размещении каждого клиента с указанием номера подтверждения услуги от партнера. Все дополнительные расходы клиент сам оплачивает отелю перед выездом из отеля. Вся информация, необходимая для отображения на ваучере, и (или) собственно сам Ваучер может быть распечатан через систему бронирования «Polibook» только после полной оплаты стоимости отеля
• 4.2. При бронировании номеров в отеле Турагент обязан указать имена всех участников поездки для каждого забронированного номера.
• 4.3. Для клиентов, заезжающих в отель в разное время, Турагент обязан оформить ваучер для каждого клиента.
• 4.5. Клиенты, не имеющие на руках ваучера и (или) номера подтверждения бронирования, могут быть обязаны отелем к оплате полной опубликованной стоимости проживания, или их бронирование может быть аннулировано отелем.

5. Аннуляция заказа

• 5.1. Бронирования подлежат штрафам за аннулирование или изменения в заказе, если таковые были совершены после подтверждения бронирования и (или) по истечении срока аннулирования (dead-line).
• 5.2. Минимальный штраф за несвоевременное аннулирование бронирования или не заселение клиента в отель (no show) составляет одну ночь проживания в отеле за номер. Во время периодов повышенного спроса (выставки, конференции и т.д.) такой штраф может составлять до 100% забронированных услуг. В связи с этим Турагент должен обращать особое внимание на правила аннуляции, которые указаны в системе бронирования «Polibook» (в разделах «особые условия», «ремарки»). Во всех случаях приоритетным периодом отмены брони являются условия, указанные в ремарках или письменно (по факсу или e-mail) подтвержденные Туорператором.
• 5.3. Все штрафные санкции и другие финансовые потери за несвоевременно аннулированные бронирования, сделанные через систему «Polibook» оплачивает Турагент, нарушивший правила и сроки аннулирования заказа.
• 5.4 Туроператор оставляет за собой право снимать не оплаченную бронь в минимально возможный срок до наступления срока аннулирования (dead-line), предварительно уведомив об этом Турагента.

6. Визы и приглашения

• 6.1. По желанию Турагента, Туроператор оказывает услуги по предоставлению приглашения под брони, сделанные через систему бронирования для открытия туристических виз. Такое приглашение передается Турагенту по факсу или в оригинале и оплачивается дополнительно, согласно тарифам в Приложении № 3.
• 6.2. При изменении заказа и каждым последующем обращением за приглашением к Туроператору с Турагента взимается дополнительная стоимость приглашения.
• 6.3. Срок получения приглашения – в течение 2-х (двух) рабочих дней для европейских стран и США, и 7 календарных дней для некоторых азиатских стран. При получении оригинала, срок доставки занимает от 3 рабочих дней.
• 6.4. Турагент полностью оплачивает услуги по предоставлению приглашения, даже если бронирование было в последствии аннулировано.
• 6.5. В случае неоднократного аннулирования Турагентом бронирования после получения приглашения, Туроператор оставляет за собой право отказать Турагенту в услуге по предоставлению приглашения.
• 6.6. Туроператор оказывает визовую поддержку и предоставляет приглашения исключительно под бронирование отеля через систему бронирования. Туроператор вправе отказать в предоставлении приглашения и оказании визовой поддержки, если очевидно, что они были запрошены исключительно как средство обеспечить клиенту въезд в страну.
• 6.7. Система “Polibook” автоматически предлагает ввести запрос на визовую поддержку для тех стран, посещение которых требует постановки визы для граждан РФ .Если клиент Турагента является лицом не имеющим гражданство РФ, необходима дополнительная консультация с Туроператором. Туроператор, получив запрос на оказание услуги по визированию, подтверждает возможность данной услуги в каждом конкретном случае. В случае невозможности оказания услуги по визированию по конкретному бронированию Туроператор предлагает альтернативные варианты.
• 6.8 В случае необходимости оказания услуги визирования Турагент обязан ввести в бронирования данные необходимые для приглашения (дата рождения, номер паспорта). Турагент несет ответственность за правильность данной информации.

7. Скидки на детей

• 7.1. Как правило, скидки применяются для детей в возрасте от 2 до 12 лет (если не указано другое) в 2-х местном номере на дополнительной кровати. Также могут применяться специальные цены на проживание детей в возрасте до 2-х лет, в том случае, если ребенку необходимо доп. место. Для применения специальной цены для детей до 2-х лет необходимо бронировать дополнительную кровать (extra bed). В случае бронирования трехместного номера (triple) применяется цена на проживание взрослого.
• 7.2. Если отель не предоставляет специальную расценку или скидку на проживание детей, то должен применяться тариф для 3-х местного номера.
• 7.3. В некоторых отелях скидка на ребенка (если ребенок проживает бесплатно) не включает стоимость завтрака. В этом случае завтрак оплачивается непосредственно в отеле.

8. Бронирование отелей

• 8.1. Бронирования на стандартные номера и номера повышенной категории, представленные в системе, производятся через систему бронирования «Polibook». Запросы на бронирование нестандартных номеров (в том случае, если данные услуги не возможно забронировать через систему: люксы, сьюты, апартаменты, и т.д.), а также групповые запросы (от 10 человек и выше) должны направляться Турагентом по факсу или электронной почте Туроператору.
• 8.1. Все специальные запросы (предоставление комнат для некурящих, соединяющихся номеров, комнат расположенных рядом, и т.д.) указываются Турагентом в бронировании выбором специальной ремарки и не могут быть гарантированы ни системой бронирования «Polibook» ни Туроператором
• 8.3. Комнаты для инвалидов обычно имеют специальный заезд, но не имеют каких-либо особенных приспособлений и медицинского оборудования для тяжелых больных. Необходимо дополнительно запрашивать специальное оборудование номеров, если такое необходимо.
• 8.4. Для бронирования номера (номеров) необходимо указать все имена клиентов, а для некоторых отелей также их возраст и номер паспорта.
• 8.5. Добронирование дополнительных ночей к уже подтвержденному бронированию, необходимо производить в этом существующем бронировании, при этом запрещается создавать новое бронирование на дополнительные ночи. В противном случае Туроператор оставляет за собой право аннулировать подтвержденное бронирование и забронировать другой отель на весь требуемый период проживания.
• 8.6. Периодически в отелях проводятся ремонтные работы, в связи с чем Туроператор не несет ответственности за причиненные неудобства.
• 8.7. В большинстве случаев заселение в отель производится не ранее 14.00 в Европе, в США и Канаде не ранее 15.00 или даже 16.00, о чем Турагент должен предупредить клиента.
• 8.8. В случае предполагаемого позднего заселения клиента в отель (после 17.00 по местному времени), Турагент обязан внести соответствующую ремарку (уведомление) в системе «Polibook».
• 8.9. 3-х местные и 4-х местные номера состоят, как правило, из одной большой кровати (или 2-х раздельных) и дополнительной кровати, или 2-х больших кроватей. Большинство отелей не имеют полноценной отдельной кровати для каждого проживающего в таких номерах, о чем Турагент обязан уведомлять своих клиентов.
• 8.10. В случае необходимости Турагент обязан специально запрашивать раздельные кровати (номер TWIN) в ремарках к бронированию, однако Туроператор не может гарантировать, что такое пожелание будет выполнено отелем.
• 8.11. Все обновления, включая изменение тарифов, цен, расписание выставок, изменение названий отелей происходит в системе Polibook автоматически без предварительного уведомления.
• 8.12. Отели в Северной Америке принимают клиентов младше 21 года только в сопровождении взрослого.
• 8.13. Рёканы - это традиционные японские отели, построенные по принципам традиционной архитектуры. При заселении в данные отели от клиентов потребуется соблюдение японских традиций (например, ношение кимоно и не-ношение обуви), еда в отелях японская, а персонал может плохо знать любой другой язык, кроме японского.

9. Прочие положения

• 10.1. Любые действия с заказом, сделанным через систему, между Туроператором и Турагентом (бронирование, подтверждение, изменение, аннулирование, и т.п.) по телефону не принимаются и не обрабатываются.
• 10.2. В качестве новых пользователей Турагент имеет возможность добавлять в систему бронирования своих суб-агентов. В этом случае Турагент обязан обучить своих суб-агентов и ознакомить с правилами пользования системой бронирования, а также оказывать всяческую помощь и поддержку. Туроператор не имеет права общаться напрямую с суб-агентами Турагента в какой бы то не было форме и, в случае, если это происходит Туропертор обязан перенаправить их на Турагента. На Турагента возлагается полностью ответственность за все бронирования услуг и оплату всех заказов, сделанных суб-агентом через систему Polibook.